Resolviendo el dilema de la impresión en los espacios de coworking
Resolviendo el dilema de la impresión en los espacios de coworking
Los espacios de coworking están apareciendo en todo el mundo. Se prevé que la industria de los espacios de coworking siga creciendo rápidamente a medida que aumenta la demanda de espacios de trabajo flexibles como los populares espacios de coworking WeWork, The Wing e Industrious.
Sin embargo, hay una cosa diminuta que frustra a los usuarios: la impresión.
Hoy voy a resolver ese pequeño problema de una vez por todas. Pero primero, algunos antecedentes...
Los espacios de coworking están en todas partes
Según coworker.com, hay 1.794 espacios de coworking diferentes para elegir en Estados Unidos, más de 500 en el Reino Unido y 300 en Australia. Hay una gran variedad de espacios, desde espacios informales hasta espacios de larga duración y relajados, pasando por espacios corporativos de gran tamaño. Gitnux informa que hay aproximadamente 18.700 espacios de coworking en todo el mundo y que podrían llegar a 41.975 a finales de 2024.
He trabajado en un espacio de coworking en Nueva Zelanda varias veces y me encantó. Era un símbolo de colaboración, aprendizaje y sostenibilidad. Los espacios de coworking no solo ofrecen un lugar para trabajar, sino que también suelen ofrecer beneficios adicionales. Había un verdadero sentido de comunidad. Conocí a gente interesante en la máquina de café y había un perro adorable, Roxy.
Nunca usé una impresora en el espacio de coworking. Daba demasiado miedo. A menudo no estaba familiarizado con la configuración de la impresora. Esto provocaba errores de impresión, como impresión a doble cara, orientación incorrecta de la página o configuración de impresión incorrecta. Algo tan simple como imprimir actas de reuniones podía convertirse en una pesadilla, tanto para mí, la persona que imprimía, como para las personas que administraban el sistema de impresión. Y si yo estaba teniendo tantos problemas como usuario final, ¡solo puedo imaginar lo frustrante que podía ser la impresión para esos pobres departamentos de TI y administradores de sistemas!
Resolver la impresión en espacios de coworking
¿Con qué problemas concretos se encuentran los usuarios a la hora de imprimir en espacios de coworking? Algunos de los problemas de impresión más habituales son los siguientes:
Problemas de conectividad: A veces es posible que la impresora no esté conectada correctamente a la red, lo que provoca errores de impresión.
Implementación del controlador: si los controladores de la impresora no están instalados correctamente o están desactualizados, puede causar problemas de impresión.
Nivel bajo de tinta o tóner: los espacios de coworking suelen tener un alto uso de impresoras, lo que puede generar niveles bajos de tinta o tóner. Esto puede generar impresiones de baja calidad o incluso impedir la impresión por completo.
Compatibilidad de impresoras: los espacios de coworking pueden tener impresoras de varios fabricantes y pueden surgir problemas de compatibilidad al imprimir desde diferentes dispositivos.
Afortunadamente, PaperCut solo funciona en entornos de coworking. A continuación, se muestra cómo PaperCut puede facilitar la vida a todos en un espacio de coworking.
Recuperación de costos
La gestión de la impresión es imprescindible en estos entornos para recuperar los costes. Existen distintas formas de cobrar a las personas o empresas por las impresiones que realizan.
Un ejemplo: puede asignar una cuota por usuario o empresa y agregar el cargo a sus tarifas mensuales. Si alcanzan el límite, puede cobrarles por las impresiones adicionales. Con más de 50 informes con un solo clic, tendrá una visibilidad completa de todas las impresiones en su entorno.
También existe la opción de integrar PaperCut con el software de gestión de espacios de coworking, para que la facturación a los usuarios y la recepción de dinero sean aún más fáciles, lo que me lleva a…
Integraciones
Integre PaperCut con sistemas de facturación de terceros o pasarelas de pago, como PayPal.
Por ejemplo, es posible que hayas oído hablar de Nexudus, una plataforma común para gestionar espacios de coworking. Han hecho el trabajo pesado por sus clientes y han creado una integración con el software PaperCut. Puedes permitir que los usuarios tengan un saldo negativo en su cuenta PaperCut y la plataforma extraerá esos datos para automatizar la facturación a los clientes, no solo de la impresión sino también del alquiler del espacio. De modo que no es necesario calcular manualmente los costos de impresión a través de PaperCut.
Oficialmente, hay más de 50 integraciones PaperCut disponibles (extraoficialmente son cientos).
Impresión móvil y BYOD (traiga su propio dispositivo)
Mobility Print, nuestra solución BYOD, es un salvavidas absoluto en un entorno de coworking. Puedes imprimir literalmente desde cualquier dispositivo que lleves al espacio de coworking: teléfonos inteligentes, tabletas, computadoras portátiles, Chromebooks, etc.
Siguiendo unos sencillos pasos, los usuarios pueden descubrir e imprimir rápidamente en cualquier impresora sin necesidad de la ayuda de un técnico. No es necesario buscar controladores ni unirse a dominios y, lo mejor de todo, cada usuario tendrá que verificar su identidad antes de poder imprimir, lo que garantiza que todas las impresiones se controlen y facturen con precisión, lo que facilita la creación de informes y la recuperación de costos. Demasiado fácil.
Los usuarios que frecuentan un espacio de coworking y necesitan imprimir desde casa y luego recoger el documento cuando están en el lugar pueden imprimir de forma remota con la función Cloud Print. Imprima desde fuera de la red en dispositivos Windows, Chromebook y Mac. Presione imprimir cuando esté en casa en su dispositivo, pase por la cafetería para tomar un café y luego recoja su documento cuando llegue al espacio de coworking. Habilitación de impresión en la nube en cualquier lugar.
Solución integrada y liberación segura de impresiones
¿Alguna vez presionaste CRL+P y corriste a la impresora para que nadie viera lo que estabas imprimiendo? Esos días quedaron atrás con PaperCut MF y liberación de impresión segura. Puedes liberar de forma segura tu trabajo de impresión cuando estás frente a la impresora mediante una contraseña, un PIN o una tarjeta magnética. Esto es clave cuando compartes un edificio con otras empresas y ocultas ideas de negocios secretas.
La solución integrada también realiza un seguimiento de los trabajos de copiado y abre las puertas al mundo del escaneo . Escanee fácilmente a correo electrónico, carpeta o almacenamiento en la nube y convierta los escaneos de documentos en documentos inteligentes editables y con capacidad de búsqueda de texto para recuperar información de manera más fácil que nunca.
PaperCut para espacios de coworking tiene sentido. Menos tiempo preocupándose por imprimir, más tiempo trabajando.
Obtenga más información sobre PaperCut MF aquí.
Blog escrito por
Jess Graves: PaperCut Software