El papel de la gestión de la impresión en la impresión sostenible

El papel de la gestión de la impresión en la impresión sostenible

A continuación, se presentan algunas estadísticas que dan que pensar . Se espera que entre 2010 y 2060, el consumo mundial de pulpa y papel se duplique. En la actualidad, el papel representa aproximadamente el 26 % de todos los desechos que se encuentran en los vertederos, y aproximadamente el 42 % de la madera recolectada a nivel mundial se utiliza para fabricar papel.

En otras palabras, estamos imprimiendo demasiado.

Puede parecer extraño que una empresa de gestión de impresión diga eso, pero es cierto. Si queremos reducir nuestra huella de impresión (y nuestros presupuestos de impresión), deberíamos imprimir únicamente los documentos que realmente necesitamos.

La buena noticia es que la impresión ecológica y sostenible es posible. Con el software de gestión de impresión adecuado, puede reducir los costes, el consumo de papel, los residuos y las migrañas nocturnas provocadas por las hojas de cálculo. Suena bien, ¿verdad? A continuación, le mostramos cómo el software de gestión de impresión fomenta la impresión sostenible.

¿Qué es la impresión sostenible?

La impresión sostenible es el término que engloba las prácticas y tecnologías que minimizan el impacto ambiental de la impresión. Abarca todo, desde la obtención de papel hasta el software de gestión de impresión y el reciclaje adecuado en la oficina. Por lo general, implica utilizar los materiales de manera más eficiente, reducir los desechos de la oficina e imprimir solo cuando es absolutamente necesario.

Lo mejor es pensar en la impresión sostenible como un principio general, en lugar de como un simple ejercicio de reducción de costes. Se trata de utilizar menos, pero también de trabajar de forma más inteligente y reflexiva. En cada paso de su proceso de impresión, piense: "¿Podría hacerse de forma más sostenible?".

El papel del software de gestión de impresión en la impresión sostenible

¿Cómo influye entonces el software de gestión de impresión en la impresión sostenible? Pues bien, si puede controlar mejor lo que imprime, le resultará más fácil cambiar sus hábitos de impresión. Con el software de gestión de impresión, los responsables de TI y los administradores de oficina pueden realizar un seguimiento y analizar los comportamientos de impresión , ver qué departamentos utilizan más papel, seguir las tendencias de los usuarios y detectar oportunidades para eliminar las impresiones innecesarias.

Se trata básicamente de una forma de hacer que la impresión ecológica sea más eficiente: la gestión de la impresión permite implementar las estrategias con la mayor relación coste-beneficio. Se acabaron las conjeturas, solo datos fiables.

¿El software de gestión de impresión también reduce costes?

Respuesta corta: sí. Establecer un buen sistema de gestión de impresión puede reducir definitivamente los costos. Sin un sistema de este tipo, la impresión en la oficina puede degenerar rápidamente en una especie de salvaje oeste: el personal puede imprimir cualquier trabajo, en cualquier impresora, en cualquier momento.

No existe un control del consumo ni de los hábitos de impresión, por lo que es casi imposible hacer un seguimiento de los gastos. El personal no suele priorizar las soluciones de impresión ecológicas, como la impresión dúplex, por lo que se gasta papel como si creciera en los árboles...

Según The World Counts , el 50% de los residuos empresariales se compone de papel, lo que supone un enorme ahorro potencial de costes. Por supuesto, esto es solo la punta del iceberg del cartucho de tóner. La impresión ecológica es realmente una práctica holística y existen muchas oportunidades para hacer rendir aún más el presupuesto: uso de papel reciclado de menor GSM, cartuchos sostenibles, programas de reciclaje, formación del personal, políticas de gestión de la impresión... La lista es interminable.

Consejos de impresión ecológica para una impresión más sostenible

Bien, veamos algunos consejos prácticos para realizar impresiones ecológicas. Se trata de algunas cosas que cualquier oficina puede hacer rápidamente para reducir los costos y el presupuesto de impresión.

Mida su impresión : el primer paso para solucionar cualquier problema es determinar cuál es. En este caso, se trata de saber cuánto papel está utilizando. Utilice su software de gestión de impresión para realizar un seguimiento de la cantidad de papel que utiliza cada semana y cada mes. Genere informes sobre este uso y preséntelos a la gerencia.

Añadir Secure Print Release: esta es la función que creó una empresa (PaperCut, en caso de que se lo esté preguntando). Secure Print Release garantiza que los documentos solo se impriman cuando el usuario se identifica en la impresora, utilizando una tarjeta magnética o un PIN o algo similar. Esto evita que se impriman y descarten una gran cantidad de documentos no deseados.

Impresión dúplex : la impresión dúplex o a doble cara es la forma más rápida de reducir literalmente a la mitad el uso de papel. Con el software de gestión de impresión, puede configurar rápidamente la impresión dúplex como configuración predeterminada en todas las impresoras de su oficina o incluso dar avisos a los usuarios en el momento de imprimir.

Limítese al blanco y negro : ¿podría este documento en color haber sido en blanco y negro? El 99 % de las veces, la respuesta es sí. La impresión en color utiliza tóneres y tintas más caros, por lo que imprimir en escala de grises o en blanco y negro le ayudará a reducir costos y a hacer rendir aún más su presupuesto de impresión.

Implemente cuotas de impresión : utilice su software de gestión de impresión para establecer cuotas de impresión individuales, asignadas a cada empleado. Si el personal desea imprimir documentos en exceso, puede incluso configurar una función de cobro reducido. Tanto las cuotas como los cobros incentivan los buenos hábitos de impresión y la reducción de residuos.

Formación y contexto : con un software de gestión de impresión que realiza un seguimiento de cada trabajo, es fácil compartir el progreso de la impresión ecológica con todo el equipo. Cuanto más hable sobre la impresión sostenible, cuanto más comparta consejos y avances, mayores serán sus posibilidades de cambiar el comportamiento.

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