Mantenga a los profesores y estudiantes seguros con la impresión de sus escuelas
Mantenga a los profesores y estudiantes seguros con la impresión de sus escuelas
La seguridad siempre ha sido importante para las escuelas. Esto implica cuestiones como la seguridad de los datos (que hemos abordado con más detalle aquí ), pero también el bienestar físico de los estudiantes, los profesores y el personal.
Ahora que la COVID-19 ya es cosa del pasado, debemos pensar en la impresión y en su relación con la salud pública. Después de todo, la impresión es uno de los últimos puntos de contacto físico en un mundo digital. Aún la necesitamos y debemos seguir haciéndolo de forma segura.
Cuando se trata de impresión, hay tres áreas de enfoque para proteger su escuela:
Impresión sin contacto
Cómo evitar la congestión en la impresora
Habilitación sencilla para imprimir desde casa
Dondequiera que estén y dondequiera que trabajen, los administradores de sistemas necesitan herramientas para implementar medidas de seguridad de manera rápida y flexible, dependiendo de las necesidades individuales de su escuela.
Las funciones de PaperCut, como la impresión Find-Me y herramientas como PaperCut Mobility Print, cumplen con estos tres requisitos de seguridad. Pero veamos otras cosas que puedes hacer para que el entorno de impresión de tu escuela sea más seguro.
Comprender los riesgos de la seguridad de la impresión
Los dos grandes riesgos de la impresión 3D en las escuelas son las filtraciones de datos y la transmisión de gérmenes en el MFD. Ambos suponen un riesgo para los estudiantes y el personal, y ambos requieren soluciones ligeramente diferentes. Si su escuela tiene una impresora 3D, también puede existir el riesgo de quemaduras, emisiones y partículas ultrafinas. ( La impresión 3D es un asunto particular con las resinas).
Lo importante es reconocer que las salas de impresión y los equipos multifunción de las escuelas pueden ser riesgosos: el truco es anticipar los riesgos y poner en práctica medidas de control.
Implementación de prácticas de impresión segura en las escuelas
La seguridad informática en las escuelas es bastante estándar y suponemos que ya tienes un equipo de TI que supervisa el acceso a la red. Pero no descuides tu entorno de impresión, especialmente si utilizas la impresión en la nube a través de Internet. Es un vector de ataque obvio para los piratas informáticos y es una vulnerabilidad común en los sistemas escolares, especialmente con cientos de usuarios, diferentes dispositivos volando por todas partes y estudiantes imprimiendo desde casa a través de su enrutador WIFI.
A continuación se presentan algunos consejos para implementar prácticas de impresión segura en las escuelas:
1. Implemente controles de acceso. Para comenzar, debe restringir el acceso a los recursos de impresión mediante la implementación de sistemas de autenticación de usuarios. Preferiblemente en cada paso: creación de trabajos de impresión y autorización de impresión. Esto garantiza que solo los estudiantes y el personal autorizados puedan acceder a los recursos de impresión.
2. Enseñe los conceptos básicos. Tiene sentido en una escuela, ¿no? Un entorno de impresión es tan seguro como sus usuarios, así que asegúrese de que los estudiantes y el personal estén capacitados en prácticas de impresión seguras. Esto incluye la seguridad de los datos y la seguridad física. Haga carteles para su sala de impresión con puntos simples que los estudiantes puedan seguir.
3. Utilice cuotas de impresión. Este es un buen consejo por varias razones (¡y no menos importante por el costo!), pero también es una medida de seguridad útil. Las cuotas de impresión ayudan a evitar la impresión excesiva, lo que reduce el riesgo de que se deje información confidencial sin supervisión en el dispositivo multifunción. También puede educar a los estudiantes y al personal para que minimicen los trabajos de impresión innecesarios.
4. Piensa en formato digital. Es una buena idea promover el uso de documentos digitales siempre que sea posible. Esto puede significar invertir en algunas herramientas de colaboración digital, como Slack o Google Classroom. A veces será necesario imprimir, pero para todo lo demás, es muy probable que puedas usar una aplicación.
Mejorar la seguridad de la impresión mediante software de gestión de impresión
¿Cómo ayuda el software de gestión de impresión a la seguridad de la impresión? De varias formas. El software de gestión de impresión tiene como objetivo controlar el flujo de trabajo de impresión. Y cuanto más control tenga, más podrá reducir los riesgos de la impresión escolar, tanto en formato digital como físico.
Así es como la gestión de la impresión puede hacer que la impresión escolar sea más segura:
1. Liberación de impresiones sin contacto. En un mundo pos-COVID, la liberación segura de impresiones sin contacto es más importante que nunca. Los paneles táctiles de los equipos multifunción son un gran vector de transmisión de gérmenes (solo piense en la cantidad de dedos que los tocan todos los días), así que busquemos una forma mejor. Con el software de gestión de impresiones, puede liberar trabajos de forma segura mediante una tarjeta magnética, una liberación de impresiones móvil o terminales de liberación rápida. Mucho más limpio.
2. Evite la congestión en el MFD. Con un software de gestión de impresión, como PaperCut, puede implementar el equilibrio de carga para distribuir los trabajos de impresión. Esto ayuda a evitar que los trabajos de impresión obstruyan una sola máquina o que los grupos se agrupen alrededor del mismo MFD. El equilibrio de carga de la impresora se puede realizar de forma manual, con cada usuario eligiendo una impresora que esté libre, o de forma automática a través de Find-Me Printing .
3. Imprime desde casa donde puedas. Puedes usar PaperCut Pocket o PaperCut Hive para hacer un seguimiento de las impresiones en el lugar de trabajo Y en casa. Es fácil de configurary solo requiere la aplicación móvil para realizar impresiones desde casa.
La seguridad de la impresión en las escuelas no es algo estático. Debe cambiar según las necesidades de la organización y las últimas tendencias en tecnología de impresión. Por ello, es bueno adquirir el hábito de la evaluación continua. Las auditorías anuales son buenas, pero las comprobaciones trimestrales o mensuales son aún mejores. Puede leer más sobre la auditoría de impresión aquí , pero básicamente, debe comprobar: cuánto imprimen sus usuarios, si imprimen de manera eficiente o no, cuánto le cuesta y qué puede hacer (si es que puede hacer algo) para que su entorno de impresión sea más seguro. ¡Contáctenos hoy!