Gestión completa de impresión nativa en la nube para empresas

Aprovechar la gestión de impresión en la nube para entornos de trabajo remotos

El trabajo remoto significa que podemos trabajar desde cualquier lugar. Pero durante mucho tiempo, incluso con la llegada del wifi doméstico y las redes seguras basadas en la nube, imprimir un documento físico solía implicar estar de pie frente a una impresora.

Esto era un fastidio. No solo para las personas obligadas a viajar para imprimir, sino también desde la perspectiva de la eficiencia empresarial. No había una manera central y sencilla de gestionar la movilidad de la impresión y la impresión remota, ni una manera de implementar rápidamente controladores y actualizaciones de seguridad en una red grande, ni una manera de gestionar la colaboración BYOD o de deshacerse de los servidores de impresión tradicionales.

Bueno, esos días han terminado oficialmente. La gestión de la impresión en la nube y las soluciones de trabajo remoto han cambiado fundamentalmente la forma en que las organizaciones manejan los documentos y a las personas. Esta tecnología está en alza. Hoy, el 70 % de las empresas ejecutan más de la mitad de su flujo de trabajo a través de la nube, y se espera que la adopción de la impresión en la nube alcance el 55 % para 2025 .

Ahora, exploremos la gestión de la impresión en la nube y cómo puede usarla para acelerar su organización.

La movilidad impresa ha llegado

Durante años, la movilidad de la impresión fue la pieza que faltaba en el rompecabezas de la solución del trabajo remoto. Los empleados todavía necesitaban manipular documentos físicos y no había una forma fácil o segura de registrar los trabajos de forma remota, especialmente en dispositivos BYO. Todo eso ha cambiado ahora. En un mundo pos-COVID, las plataformas de trabajo remoto son algo común y las organizaciones buscan tecnología que permita a los usuarios hacer todo lo que pueden hacer en la oficina, incluida la impresión.

Beneficios de la gestión de impresión en la nube para el trabajo remoto

Las soluciones de trabajo remoto se basan en dos aspectos: flexibilidad y seguridad. Si se logran estas dos cosas, todo lo demás se solucionará. Afortunadamente, la gestión de impresión en la nube facilita tanto la impresión segura como la flexibilidad en la oficina. De esta manera, se obtiene lo mejor de ambos mundos.

Imprima desde cualquier lugar . Si tiene una conexión a Internet y una impresora compatible, el mundo está a su alcance. Esa es la belleza de la impresión en la nube. Diversas organizaciones ahora pueden imprimir sus documentos desde casa, espacios de coworking o cualquier lugar con acceso a Internet. Esto les brinda a las empresas una enorme flexibilidad.

Independiente del dispositivo . La gestión de impresión en la nube suele ser independiente del dispositivo (y si no lo es, busque un nuevo proveedor). Eso significa que funciona con prácticamente cualquier dispositivo, incluidos teléfonos móviles, tabletas, portátiles y ordenadores de sobremesa. Todo lo que necesita es una conexión a Internet.

Olvídese de las VPN . Las configuraciones de impresión tradicionales tenían algunas capacidades remotas, pero generalmente se creaban en torno a redes privadas virtuales (VPN) complicadas. La impresión en la nube no necesita una VPN, lo que simplifica todo el proceso para los empleados remotos.

Integración con el almacenamiento en la nube . La impresión en la nube también se integra perfectamente con servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox y Microsoft OneDrive. Los trabajadores remotos ahora pueden acceder, corregir e imprimir sus documentos sin tener que salir de la nube. ¡Se acabaron las transferencias de archivos locales!

Gestión de impresión centralizada . La gestión de impresión en la nube se basa en la centralización del control. Si se hace correctamente, ofrece a los administradores de TI un lugar donde pueden realizar un seguimiento de las tendencias, el uso de la impresora, los niveles de consumibles, los datos de la impresora, los controles de acceso y la configuración de los dispositivos. Esto, a su vez, reduce la carga de TI. Siempre es algo bueno.

Seguridad. Es posible que lo primero que pienses cuando escuches "impresión en la nube" sea "riesgo de seguridad". Pero eso solo es cierto si se implementa de manera deficiente. La gestión de impresión basada en la nube, como PaperCut, viene con cifrado WebRTC de extremo a extremo, por lo que los metadatos de tu impresión están seguros.

Desafíos de la impresión remota

La impresión remota ha abierto una nueva era laboral, pero conlleva ciertos inconvenientes. No son necesariamente un impedimento y la mayoría de ellos se pueden solucionar con los sistemas adecuados, pero vale la pena mencionarlos de todos modos:

Dependencia de Internet . No hay forma de evitarlo. Internet es la mayor fortaleza de la impresión en la nube y su talón de Aquiles. Si falla Internet, también falla la capacidad de impresión remota.

Preocupaciones de seguridad . La transmisión de trabajos de impresión confidenciales a través de la nube es un asunto serio, por lo que la mayoría de las soluciones de gestión de impresión en la nube utilizan alguna combinación de cifrado de extremo a extremo, autenticación de usuarios, autorización de impresión segura y credenciales biométricas.

Privacidad de datos y cumplimiento normativo . Si trabaja en un sector regulado, como el de la salud o el financiero, es probable que existan leyes estrictas sobre cómo utilizar la nube. Las organizaciones deben estar al tanto de estos aspectos y elegir soluciones de impresión en la nube que cumplan con la legislación pertinente .

Capacitación de usuarios . La transición de una gran organización a la nube siempre es un desafío, en especial si las personas han estado utilizando sistemas heredados durante mucho tiempo. La impresión no es diferente. La mayoría de las personas están de acuerdo en que las soluciones basadas en la nube son más fáciles en general, pero probablemente necesitará invertir algo de tiempo y energía en capacitación para facilitar una actualización sin problemas.

Personaliza tu configuración

Una de las ventajas reales de una solución de gestión de impresión en la nube sólida es que se pueden personalizar las configuraciones de impresión de cada usuario. En otras palabras, los administradores de TI tienen un control granular total. Los usuarios pueden tener límites de impresión asignados, presupuestos de impresión o diferentes niveles de autorización de seguridad, según las necesidades de la organización.

Trabajo remoto y productividad

Ah, el elefante en la habitación, la pereza y la indisciplina. No importa cuántos estudios (y hay muchos ) demuestren que el trabajo remoto mejora la productividad de los empleados, el 85 % de los líderes empresariales cree lo contrario. Parece una diferencia irreconciliable que tendrá que conciliarse si se quiere que el trabajo remoto/híbrido tenga alguna posibilidad de sobrevivir.

Por ahora, vale la pena señalar que la impresión remota definitivamente aumenta la productividad de los trabajadores , aunque solo sea porque ahora las personas pueden realizar más trabajo en menos tiempo. Otra razón más para dar el salto a la nube. ¡Contáctenos hoy !