Impresión universitaria: Impresión segura en un entorno BYOD
La impresión universitaria conlleva desafíos. Si alguna vez ha administrado una red de impresión en el campus, sabrá de qué estamos hablando. Problemas de seguridad. Grupos de usuarios diversos. Impresión en la nube fuera de control. Estrés estacional en el servidor. Impresoras antiguas distribuidas por un campus enorme.
Es por eso que las plataformas de gestión de impresión y Bring Your Own Device (BYOD), donde los estudiantes y el personal pueden usar sus propias computadoras portátiles, tabletas y teléfonos para conectarse a las impresoras, se han vuelto tan populares entre los equipos de TI de las universidades: desenredan el lío que es la seguridad de impresión del campus.
Implementar un sistema de gestión de impresión basado en la nube
Comience con lo básico, que es un sistema de gestión de impresión basado en la nube. Esto les dará a los administradores de sistemas un control centralizado sobre toda la red, incluidos todos los dispositivos BYOD. Un panel de control, un punto de referencia, capacidades de impresión completamente remotas e híbridas.
Hemos escrito sobre la impresión en la nube anteriormente (mucho), pero hay dos cosas que se destacan en la impresión universitaria.
Primero, desea habilitar la autenticación a través de sus Servicios de directorio existentes. (AD, LDAP o Azure AD, según su infraestructura y sistemas operativos existentes). En segundo lugar, puede configurar servicios como la impresión Find-Me , para que los usuarios puedan enviar sus trabajos a una única cola de impresión, ya sea que estén en el campus o no, y liberarlos desde la impresora más cercana.
Integración con los servicios de directorio universitario para la autenticación
Ya hemos hablado de esto anteriormente, pero es el estándar de oro de la seguridad de impresión en el campus. La integración del directorio garantiza que solo los usuarios autorizados puedan acceder a la red de impresión. También realiza un seguimiento del uso, por lo que puede comenzar a mapear la actividad de impresión entre usuarios, departamentos y dispositivos (que es donde se establecen las cuotas de impresión). entran en juego).
Utilice LDAP o SSO para integrarse con sistemas como Microsoft Azure AD o Google Workspace. Configure sus impresoras para que requieran autenticación mediante credenciales universitarias (por ejemplo, números de estudiantes, contraseñas o credenciales de identificación) y aproveche las políticas de grupo para definir permisos específicos de usuario, como cuotas de impresión o acceso a impresión a color.
Configurar segmentación segura de WIFI y VLAN
La mejor práctica para la seguridad del campus suele ser aislar el tráfico de impresión en su propia red. Esto limita las consecuencias de una posible infracción. ¿Cómo funciona esto en la práctica?
Bueno, puedes empezar exigiendo que los dispositivos BYOD se conecten a través de una red WiFi dedicada al campus, ya sea que pertenezcan a estudiantes, profesores o invitados. Segmenta la red en sí misma utilizando VLAN independientes, cada una asignada a un tipo específico de tráfico, como dispositivos de estudiantes, dispositivos de profesores, impresoras y dispositivos IoT.
Esto aísla sus servicios de impresión del tráfico de datos general. Por último, puede utilizar cortafuegos y listas de control de acceso (ACL) para restringir el acceso a los servidores de impresión, de modo que solo puedan ser utilizados por dispositivos autenticados. Hacer esto le ayudará a cumplir con cualquier legislación sobre privacidad de datos, como el RGPD o la FERPA.
Habilite la impresión móvil con aplicaciones seguras
Con BYOD, siempre se intenta equilibrar la facilidad de uso con la seguridad. El uso de aplicaciones de impresión móvil, como PaperCut Mobility Print , permite a los usuarios acceder fácilmente a la red de impresión, cargar documentos y ajustar la configuración de impresión sobre la marcha.
Combine esto con la liberación de impresión segura , de modo que solo los usuarios autorizados puedan liberar trabajos de impresión en el MFD, y usted tendrá un sistema de impresión remoto fácil de usar, cifrado de extremo a extremo, administrado de forma centralizada. La incorporación de nuevos usuarios es tan simple como establecer sus credenciales universitarias y luego permitirles instalar la aplicación en su dispositivo BYOD. ¡Tarea hecha!
Aproveche la tecnología IoT
En un mundo ideal, es mejor pensar en las impresoras multifunción (MFD) como dispositivos de borde de IoT. , lo que significa poner énfasis en la protección de los puntos finales y la supervisión en tiempo real. Con los nuevos modelos de impresoras, puede utilizar lectores de tarjetas habilitados para IoT como RFID o NFC para autenticar las identificaciones de estudiantes y personal.
Estos se pueden integrar a través de aplicaciones de gestión de impresión, como PaperCut, para la autenticación sin contacto. Incluso existe la posibilidad cada vez mayor de utilizar escáneres biométricos cuando se requiere una impresión de alta seguridad.
Por último, considere la posibilidad de realizar un seguimiento en tiempo real habilitado para IoT, que es una excelente medida de seguridad proactiva. Las impresoras pueden estar equipadas con sensores IoT para supervisar los patrones de uso y detectar actividades de impresión inusuales. Combine esto con informes de errores automatizados. , y podrá detectar rápidamente los problemas a medida que surjan.
Este tipo de detección proactiva de amenazas es crucial. Las impresoras conectadas a IoT transmiten continuamente datos operativos y de seguridad a sistemas de monitoreo centralizados. Luego, se activan alertas en tiempo real, por lo que los administradores de sistemas pueden actuar de inmediato. Deberá tener en cuenta la protección de los puntos finales de IoT para reducir los riesgos de acceso no autorizado o manipulación de dispositivos.
Manténgase en cumplimiento
Las leyes de privacidad y protección de datos a las que está sujeto dependerán de la región en la que opere. Pero la mayoría de los sistemas regulatorios tienen algunas cosas en común: procesamiento seguro de datos personales, almacenamiento seguro y transmisión segura.
Por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de Europa exige que las universidades tengan mucho cuidado con aspectos como los registros de los estudiantes, la información del profesorado y los datos de investigación. Y cuando se imprime en distintos campus en miles de dispositivos BYOD, cumplir con la normativa no siempre es fácil.
Por eso es tan importante contar con un software de gestión de impresión compatible con BYOD, ya que elimina las dudas sobre el cumplimiento normativo.
Autenticación de usuario : las soluciones de impresión BYOD aplican una autenticación de usuario segura (generalmente con tarjetas de identificación o códigos PIN) para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan imprimir documentos confidenciales.
Cifrado de datos : los trabajos de impresión desde dispositivos BYOD deben cifrarse durante la transmisión para evitar la interceptación o el acceso no autorizado.
Pistas de auditoría : el registro y los informes completos de la actividad de impresión proporcionan una pista de auditoría clara, lo que demuestra la responsabilidad por el manejo de los datos.
Políticas de retención : La eliminación automática de trabajos de impresión completados del servidor de impresión garantiza el cumplimiento de los principios de minimización de datos.
Cifrado de extremo a extremo
Las universidades realizan una gran cantidad de impresiones confidenciales (calificaciones de los estudiantes, tareas, información financiera, registros, etc.), por lo que el cifrado de extremo a extremo es una necesidad básica, especialmente si desea mantener el cumplimiento de los datos con cuestiones como el RGPD. Los trabajos de impresión deben cifrarse en tránsito y en reposo mediante protocolos seguros como HTTPS, IPPS o SSL/TLS, suponiendo que sean compatibles con cualquier dispositivo heredado que pueda tener.
Puede leer más sobre el cifrado integrado de PaperCut aquí , pero en general, especialmente en entornos mixtos, recomendamos implementar IPPS con PaperCut Mobility Print.
Aproveche el análisis
Los análisis de impresión son el superpoder de su departamento de TI, especialmente en entornos BYOD complejos. Le brindan visibilidad y control total sobre todo, desde patrones de usuarios individuales hasta el uso de tóner por departamento. Las herramientas de análisis de impresión pueden realizar un seguimiento de métricas como la cantidad de trabajos de impresión en el campus, las páginas impresas por usuario o departamento, las tasas de utilización de la impresora y los tipos de documentos impresos (a una cara o a doble cara, por ejemplo).
Esto permite que el departamento de TI detecte rápidamente las impresoras que se usan en exceso o en desuso, lo que permite equilibrar mejor la carga y redistribuirla. Lo mismo se aplica a los departamentos con un uso intensivo, que pueden necesitar cuotas de impresión o políticas que se apliquen, o incluso capacitación en sostenibilidad y gestión de residuos.
Al identificar estas ineficiencias (demasiada impresión a una sola cara, demasiada impresión a color, demasiados trabajos de impresión sin recoger y la impresión de material no esencial), puede ahorrar dinero y hacer que su entorno de impresión sea mucho más sostenible. .
Es un ganar-ganar para todos.