Cómo implementar la impresión en la nube en tu mediana empresa
Cómo implementar la impresión en la nube en tu mediana empresa
La impresión en la nube, como cualquier otro tipo de transformación digital, requiere una planificación cuidadosa; de lo contrario, se estará cambiando una forma de caos organizado por otra. Para las empresas medianas, eso generalmente significa garantizar tres cosas: escalabilidad, seguridad e integración con los sistemas existentes. Esos son los puntos en los que fracasan muchos proyectos de migración a la nube.
¿Y qué queremos decir con "medio" aquí? Bueno, según Gartner Una "empresa mediana" es cualquier compañía con ingresos de entre 50 y 1.000 millones de dólares y/o entre 100 y 1.000 empleados. En otras palabras, ya ha superado la fase de startup, pero todavía no ha conquistado el mundo. ¿Le suena familiar?
En este artículo, veremos algunos consejos para implementar la impresión en la nube en su negocio.
1. Elija la solución de impresión en la nube adecuada
El problema aquí es que las empresas medianas a menudo se enfrentan a una combinación abrumadora de trabajo en sitio y remoto, una posible configuración multicloud, además de múltiples sistemas operativos y dispositivos heredados. Sí, una pesadilla. Por lo tanto, el primer paso para la impresión en la nube es elegir el proveedor de impresión en la nube adecuado . Necesita una plataforma independiente del dispositivo que funcione con una amplia gama de dispositivos y se integre con su infraestructura existente. Puntos extra si es una plataforma nativa de la nube Así que salga y haga su investigación. Haga preguntas, obtenga cotizaciones y descubra cuáles son las características importantes para su negocio.
Configurar una autenticación de usuario robusta
La gente piensa que la nube no es segura, pero eso no es del todo cierto. Solo es insegura si no se consigue que sea segura. Y cuando se trata de empresas medianas, con múltiples oficinas y trabajadores remotos que entran y salen, lo primero de lo que hay que preocuparse son los controles de acceso de los usuarios. Cualquier migración de impresión a la nube que se precie necesita métodos de autenticación sólidos, como el inicio de sesión único. (SSO) a través de Active Directory o Microsoft Azure AD. También recomendamos un enfoque multifactorial sólido usando alguna combinación de tarjetas magnéticas , contraseñas, inicios de sesión biométricos y códigos PIN.
Configurar controles de acceso basados en roles (RBAC)
A medida que su empresa crece, y especialmente a medida que traslada la infraestructura de impresión crítica a la nube, es fundamental que sus administradores de sistemas gestionen quién puede imprimir qué . Aquí es donde entran en juego los controles de acceso basados en roles (RBAC). La mejor práctica para la impresión en la nube es establecer permisos en función del rol o departamento del usuario. Por ejemplo, el personal de marketing puede necesitar impresión a color, pero el de finanzas probablemente no, así que simplemente establezca los permisos pertinentes mediante su software de gestión de impresión. También puede limitar el acceso a determinados dispositivos y MFD, lo que ayuda a mantener la seguridad de los documentos. No es necesario que toda la empresa tenga acceso a las impresoras que gestionan la nómina, ¿verdad?
Plan para la implementación de impresión escalable
El crecimiento es obviamente algo bueno, pero puede generar tensión en su entorno de impresión. Especialmente para las empresas medianas, que siempre están a unas semanas de una fusión o reestructuración. Por eso es importante elegir una solución de impresión en la nube que pueda escalar con su negocio. Las cosas a tener en cuenta son: ¿qué tan fácil es incorporar nuevos usuarios? ¿Qué pasa con la adición o eliminación de impresoras? ¿Tiene un proceso de instalación BYOD sin problemas? ¿Puede ampliar los servidores en la nube sin cambios complejos en la infraestructura? ¿Qué pasa con las velocidades de red y los problemas de rendimiento? Una de las ventajas de la impresión en la nube es su escalabilidad inherente, por lo que la mayoría de los proveedores deberían ser bastante buenos en este aspecto. Pero aún es algo que debe tener en cuenta.
Integración con la gestión de dispositivos móviles (MDM) existente
Los empleados remotos e híbridos necesitan un acceso seguro a la impresión desde sus dispositivos móviles, pero eso no siempre es fácil en una gran empresa con varias oficinas y cientos de empleados. Cualquiera sea la solución de impresión en la nube que elija, debe integrarse con su solución MDM existente. Busque plataformas que permitan a los administradores enviar políticas de impresión directamente a los teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras portátiles de los usuarios, o implementar controladores de impresión desde una ubicación central. Esto garantiza controles de acceso a la impresión seguros y consistentes en todos los dispositivos, incluso cuando el personal está fuera de la red de la oficina.
Optimice sus costes con el análisis de impresión
Facilitar la impresión al personal es genial, pero ¿sabes a qué conduce, verdad? Más impresiones. Esto es un arma de doble filo. Por un lado, genial, tu entorno de impresión en la nube funciona sin problemas y los empleados se involucran. Por otro lado, los costos de impresión en la nube tienden a salirse de control, al menos si no se monitorean. Como siempre, aquí es donde entra en juego tu solución de gestión de impresión. Asegúrate de ejecutar análisis de impresión en vivo para rastrear el uso en todos los departamentos, establecer cuotas de impresión y optimizar los comportamientos de impresión (la impresión dúplex automática es un buen comienzo). Ejecuta informes periódicos para rastrear el rendimiento de tu sistema a lo largo del tiempo y mantén esos costos bajo control.